ANALISIS SISTEM OPERASI INFORMASI & PENGEMBANGAN
PENDAHULUAN
Dalam organisasi pekerjaan informasi itu sangat rumit. Pekerjaan tersebut terdapat pada seluruh organisasi, yaitu pada setiap unit kerja yang ada dalam organisasi, sesuai dengan tingkat operasional dan tingkat manajemen masing-masing unit. Untuk itu diperlukan pendekatan sistem, sehingga kegiatan kegiatan organisasi dapat dianalisis sebagai satu sistem informasi, unit-unitnya dipandang sebagai subsistem-subsistem informasi, dan seterusnya sampai unitnya yang terendah. Karena itu pada bab ini akan dibahas mengenai masalah analisis pekerjaan sistem informasi dalam organisasi dengan materi-materi perilaku keorganisasian, konsep sistem, hubungan antarsubsistem, pekerjaan informasi subsistem, dan organisasi sebagai sistem.
A. PENDEKATAN SISTEM
Pekerja dapat bekerja secara maksimal atau bekerja sama dengan sebaik-baiknya dalam organisasi akan sangat dipengaruhi oleh pelaku keorganisasian (human behavior) mereka. Demikian juga dalam pekerjaan dan kerja sama informasi. Apalagi pekerjaan informasi dalam organisasi sangat rumit karena mencakup berbagai unit, subunit dan subsubunit pada berbagai tingkat transaksi dan manajemen masing-masing serta hubunan satu sama lainnya. Untuk melokalisasikan dan mengelompokkan pekerjaan informasi tersebut agar lebih mudah dikerjakan dan bekerja sama dalam berbagai macam corak dan bentuk organisasi, maka diperlukan pendekatan sistem. Pendekatan sistem merupakan bagian dari perilaku keorganisasian (organization behavior). Pada studi perilaku keorganisasian terdapat tiga teori yang paling dominan yang sering disebut sebagai tiga schools kelompok-kelompok pakar (scholars) yang berbagi pendapat mengenai perilaku keorganisasian, yaitu manajemen ilmiah (scientific management), hubungan manusia (human relations), dan sistem (systems).
Pada umunya upah pekerja diberikan atas hasil per satuan pekerjaan, sehingga apabila produktivitas para pekerja meningkat pemilik perusaan akan banyak memperoleh keuntungan. Dan para pekerja pun juga memperoleh upah yang besar, karena mengejar target hasil pekerjaannya.pekerja hanya mengejar uang dan waktu kerja tidak diperhatikan sehingga menimbulkan penurunan kesehatannya dan keamanan pekerjaannya.akhirnya terjadi penurunan produktivitas, sehingga konsep pengelolaan organisasi yang menguntungkan pemilik,tetapi merugikan pekerja.
B. KONSEP SISTEM
Sudah dikemukakan sebelumnya bagaimana berbagai unit kerja yang ada pada setiap organisasi membutuhkan informasi dari berbagai sumber luar organisasi dan yang bersumber dari unit-unit kerja lain dari oerganisasi itu sendiri. Di samping itu setiap unit juga akan menghasilkan berbagai macam informasi yang diperlukan oleh unit sendiri dan perlu distribusikan ke unit-unit lain dalan organisasi yang sam karena unit-unit tersebut juga memerlukan informasi dari unit lainnya.
Dalam satu organisasi terdapat arus informasi demikian yang berjalan dari satu unit ke unit lainnya, agar masing-masing unit dapat bekerja mencari tujuan masing-masing untuk kemudian secara bersama-sama saling mendukung untuk mencapai tujuan oerganisasi. Kerja sama informasi sabai dukungan terhadap kegiatan organisasi dapt dikatakan sebagai kerja sama mengola informasi dalam satu organisasi di bawah satu atap atau satu lokasi kantor yang sama.
Kerja sama informasi ini harus berjalan lancar antara kantor satu dengan kantor lain dalam organisasi yang sama, misalnya antara kantor pusat dan kantor-kantor cabang atau kantor-kantor perwakilan, serta antara kantor cabang atau perwakilan dengan kantor-kantor cabang atau perwakilan lain-lainnya dalam lingkup organisasi yang sama.
Dengan berkembangnya pemakaian metode pendekatan sistem dalam pengelolaan berbagai kegiatan yang dimulai pada era 1960-an, maka pekerjaan pengelolaan informasi di perkantoran dan di berbagai organisasi pun berkembang ke dalam metode pendekatan sistem. Maka timbullah istilah sistem informasi yang selanjutnya menimbulkan mata kuliah yang sisebut Sisten Informasi Manajemen.
Ada bebeapa definisi sistem, tetapi definisi dari kamus Webster’s Unabridged lebih mendekati dengan keperluan.definisi tersebut adalah sebagai berikut: Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.contohnya adalah sistem tata surya,sistem irigrasi, dan sistem informasi.
Untuk tujuan pemakaian sistem dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM), modul sistem pada gambar berikut adalah contoh yang jelas mengenai hubungan dari elemen-elemen yang secara bersama-sama membentuk satu kesatuan yang disebut sistem.
Modul sistem terdiri dari empat elemn subsistem, yaitu:
1. masukkan
2. Pengolahan
3. Keluaran
4. Umpan Balik/kontrol.
C. HUBUNGAN ANTARASUBSISTEM
Tiap organisasi membagi pekerjaannya ke dalam bentuk fungsi-fungsi organisasi. Misalnya fungsi-fungsi pemasaran, produksi, keuangan, personalia, perbekalan, riset, pengolahan data elekrtonik (electronic data processing), dan peencanaan. Setiap fungsi (unit) tersebut memerlukan data dan informasi dari unit lain atau dari luar organisasi untuk membantu menyelesaikan pekerjaannya. Di samping dari pekerjaannya setiap unit juga dapat akan menghasilkan data dan informasi baik untuk disimpan sendiri maupun untuk didistribusikan ke unit-unit lain dalam organisasinya atau organisasi lain.
Karena data dan informasi diperlukan dan dihasilkan oleh tiap unit kerja, maka unit yang bekerja dengan data dan informasi sendiri (gambar). Unit-unit lain dalam organisasi tersebut juga memiliki sistem informasi masing-masing. Organisasi dapat dilihat sebagai satu sistem informasi, dengan demikian unit-unit kerja dalam organisasi bersangkutan akan menjadi subsistem-subsistem informasi, dan di dalam subsistem informasi akan terdapat subsubsistem informasi, demikian seterusnya sampai pada pekerjaan informasi dalam unit kerja yang terkecil.
Pengaturan arus informasi dan kegiatan informasi antarunit kerja dalam satu organisasi sebagaimana disebutkan di atas merupakan salah satu fungsi dari Sistem Informasi Manajemen yang dipegang oleh para pimpinan puncak (top management) dari masing-masing unit kerja. Prosedur pekerjaan tersebut dilaksanakan dengan tata cara kerja tertentu. Tata cara tersebut disebut metode. Dengan metode kerja yang baik, tepat, dan benar maka tujuan akan dapat dicapai secara efisien dan efektif.
D. PEKERJAAN INFORMASI SUBSISTEM
Penggunaan pendekatan sistem dalam pekerjaan informasi atau pekerjaan lainnya adalah untuk memudahkan penelaah terhadap objek bersangkutan agar dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Apalagi bila dikaitkan dengan analisis dan desain sehubungan dengan bentuk-bentuk pengolahan yang akan dipergunakan.
Dalam pendekatan sistem, satu subsistem akan berhubungan dengan subsistem-subsistem lain dalam satu organisasi, dan dengan sistem-sistem dari organisasi-organisasi lain (misalnya adanya transfer uang, komunikasi surat dan lain-lain).
1. Subsistem Fungsional
Ada banyak cara untuk membagi sistem informasi secara konseptual menjadi subsistem-subsistem. Misalnya, suatu sistem organisasi dapat dibagi menjadi subsistem berdasarkan arus sumber, seperti karyawan, uang dan material. Manajemen Sistem Informasi mengelompokkannya berdasarkan subsistem-subsistem fungsional. Itu berarti bahwa kegiatan-kegiatan organisasi (misalnya produksi atau manifaktur, pemasaran, keuangan, dan personalia) adalah dikelompokan bersama ke dalam bentuk departemen atau bagian membentuk suatu subsistem.
2. Informasi Subsitem
Terlihat bahwa di kantor terjadi pekerjaan informasi. Sedangkan di gudang, tranportasi dan beberapa unsur kegiatan lainnya, terjadi pekerjaan fisik bergabung dengan pekerjaan informasi karena itu berkembanglah pekerjaan sistem informasi pada setiap unit kerja atau beberapa unsur kantor atau organisasi.maka disadari bahwa pekerjaan informasi itu adalah pekerjaan yang saling berhubungan dan berketergantungan baik dalam sistemnya sendiri maupun dengan sistem-sistem lain. Apa yang terjadi pada satu unit atau unsur pasti akan mempengaruhi unit lain. Bahkan dalam skala yang lebih besar, apa yang terjadi pada satu organisasi dapat mempengaruhi organisasi lain. Itulah konsep dasar dari timbulnya teori pendekatan sistem.
E. ORGANISASI SEBAGAI SISTEM
Konsep organisasi sebagai satu sistem adalah berupa integrasi dari berbagai subsistem yang ada pada satu organisasi, agar lalu lintas informasi dan penyediaan informasi informasi dapt berjalan lancar bagi kepentingan organisasi secara keseluruan.
Dengan sistem total maka diharapkan bahwa setiap kebutuhan manajemen akan sesuatu informasi dapat diperoleh setiap waktu. Dan yang paling penting adalah bahwa kegiatan arus informasi rumit pada masing-masing unit dan organisasi secara keseluruhan.
Dengan semakin berkembangnya kerperluan dan hasil informasi pada setiap unit kerja dalam organisasi, maka setiap unit kerja dalam organisasi merupakan suatu sistem informasi. Karena itu pada organisasi modern tidak perlu diadakan suatu unit Pusat Pelayanan Informasi yang lengkap. Yang perlu diadakan adalah unit Pusat Pelayanan Informasi dan Pusat Pengolahan Data. Untuk mengelola kebijakan (policy) keseluruhan sistem informasi organisasi yang terintegrasi, diperlukan rapat koordinasi manjemen puncak. Kebijakan manajenen puncak tersebut pelaksaannya (implementation) dikerjakan oleh masing-masing unit sesuai dengan fungsi kegiatan unit masing-masing bersama-sama dengan subsubunitnya.
Perkembangan yang pesat pemakaian komputer dalam organisasi (perkantoran) sangat membantu segi pengolahan data terpadu ( Pengolahan Data Elektronik/EDP) adalah alat pengolah bantu bagi unit-unit informasi yang memerlukan pengolahan data yang banyak, rumit, dan bentuk hasil informasi yang beragam. Pelayanan terpadu adalah pelayan informasi untuk keperluan masyarakat umum. Dikatakan terpadu (integrated) adalah karena pelayanan tersebut merupakan paduan kerja sama semua unit kerja dalam organisasi yang kegiatannya berkaitan dengan pelayanan umum.
Pekerjaan sistem informasi itu sendiri bukan merupakan satu unit kerja sendiri, seperti personalia, keuangan, dan lain-lain. Pekerjaan informasi sudah implisit berada bersama-sama sebagai bagian dari setiap kegiatan atau subsistem-subsistem dalam suatu organisasi. Karena itu pekerja informasi dilakukan dengan pendekatan sistem, yaitu pekerja informasi tersebut berada pada semua unit kerja dan saling berhubungan satu sama lainnya secara sistem, karena setiap fungsi dalam organisasi adalah juga sebagai subsistem informasi maka dapat dikatakan bahwa unit personalia, mengelola subsistem informasi mengenai kepersonaliaan, unit keuangan mengelola subsistem informadi mengenai keuangan, unit perbekalan mengelola subsistem informasi mengenai perbekalan, dan sebagainya. Secara keseluruhan sistem informasi dikelola oleh pimpinan organisasi, karena pimpinan organisasi merupakan pimpinan seluruh kegiatan organisasi yang terpecah-pecah dalam bentuk kegiatan unit-unit.
Karena pekerjaan informasi ada di mana-mana, maka tidak perlu ada unit sistem informasi tertentu sebagai pusat kegiatan informasi. Yang sering ada di perkantoran adalah suatu unit pengolahan data elektronik (electronic data processing/EDP), yang berfungsi membantu mengolah data dari berbagai unit dalam organisasi, karena kapasitas peralatan pengolahan (komputer) yang terdapat pada unit masing-masing tidak mampu mengolah data yang ada. Dan EDP bukanlah berfungsi sebagai pusat informasi, fungsinya adalah membantu mengolah data unit-unit kerja atau menyediakan informasi yang diperlukan organisasi secara keseluruhan. Karena itu EDP disebut sebagai pusat pengolahan data.
Setelah teknologi alat pengolah data berkembang maju, mulai dari mesin manual, mesin elektrik, sampai ke komputer, maka semua bidang pekerjaan yang ada dalam organisasi berkembang ke arah pengukuran-pengukuran dengan perhitungan-perhitungan teliti dan rumit yang dapat dikerjakan dengan bantuan alat pengolah data yang canggih. Harga peralatan pengolah data itu pun makin lama makin terjangkau oleh kemampuan organisasi, sehingga setiap unit kerja sudah dapat memiliki alat pengolah sendiri. Pengolahan data yang rumit dan memerlukan kapasitas alat pengolah (komputer) yang besar yang tidak dapat dikerjakan oleh sesuatu unit kerja, dapat diserahkan pengerjaannya pada unit pengolah data sentral yang umumnya disebut EDP.
Metodologi Sistem
1.1 Pengembangan sistemKegiatan pengembangan sistem dapat diartikan sebagai kegiatan membangun sistem baru untuk menggantikan atau memperbaiki atau meningkatkan fungsi sistem yang lama / ada. Dasar pertimbangan :
PENDAHULUAN
Dalam organisasi pekerjaan informasi itu sangat rumit. Pekerjaan tersebut terdapat pada seluruh organisasi, yaitu pada setiap unit kerja yang ada dalam organisasi, sesuai dengan tingkat operasional dan tingkat manajemen masing-masing unit. Untuk itu diperlukan pendekatan sistem, sehingga kegiatan kegiatan organisasi dapat dianalisis sebagai satu sistem informasi, unit-unitnya dipandang sebagai subsistem-subsistem informasi, dan seterusnya sampai unitnya yang terendah. Karena itu pada bab ini akan dibahas mengenai masalah analisis pekerjaan sistem informasi dalam organisasi dengan materi-materi perilaku keorganisasian, konsep sistem, hubungan antarsubsistem, pekerjaan informasi subsistem, dan organisasi sebagai sistem.
A. PENDEKATAN SISTEM
Pekerja dapat bekerja secara maksimal atau bekerja sama dengan sebaik-baiknya dalam organisasi akan sangat dipengaruhi oleh pelaku keorganisasian (human behavior) mereka. Demikian juga dalam pekerjaan dan kerja sama informasi. Apalagi pekerjaan informasi dalam organisasi sangat rumit karena mencakup berbagai unit, subunit dan subsubunit pada berbagai tingkat transaksi dan manajemen masing-masing serta hubunan satu sama lainnya. Untuk melokalisasikan dan mengelompokkan pekerjaan informasi tersebut agar lebih mudah dikerjakan dan bekerja sama dalam berbagai macam corak dan bentuk organisasi, maka diperlukan pendekatan sistem. Pendekatan sistem merupakan bagian dari perilaku keorganisasian (organization behavior). Pada studi perilaku keorganisasian terdapat tiga teori yang paling dominan yang sering disebut sebagai tiga schools kelompok-kelompok pakar (scholars) yang berbagi pendapat mengenai perilaku keorganisasian, yaitu manajemen ilmiah (scientific management), hubungan manusia (human relations), dan sistem (systems).
Pada umunya upah pekerja diberikan atas hasil per satuan pekerjaan, sehingga apabila produktivitas para pekerja meningkat pemilik perusaan akan banyak memperoleh keuntungan. Dan para pekerja pun juga memperoleh upah yang besar, karena mengejar target hasil pekerjaannya.pekerja hanya mengejar uang dan waktu kerja tidak diperhatikan sehingga menimbulkan penurunan kesehatannya dan keamanan pekerjaannya.akhirnya terjadi penurunan produktivitas, sehingga konsep pengelolaan organisasi yang menguntungkan pemilik,tetapi merugikan pekerja.
B. KONSEP SISTEM
Sudah dikemukakan sebelumnya bagaimana berbagai unit kerja yang ada pada setiap organisasi membutuhkan informasi dari berbagai sumber luar organisasi dan yang bersumber dari unit-unit kerja lain dari oerganisasi itu sendiri. Di samping itu setiap unit juga akan menghasilkan berbagai macam informasi yang diperlukan oleh unit sendiri dan perlu distribusikan ke unit-unit lain dalan organisasi yang sam karena unit-unit tersebut juga memerlukan informasi dari unit lainnya.
Dalam satu organisasi terdapat arus informasi demikian yang berjalan dari satu unit ke unit lainnya, agar masing-masing unit dapat bekerja mencari tujuan masing-masing untuk kemudian secara bersama-sama saling mendukung untuk mencapai tujuan oerganisasi. Kerja sama informasi sabai dukungan terhadap kegiatan organisasi dapt dikatakan sebagai kerja sama mengola informasi dalam satu organisasi di bawah satu atap atau satu lokasi kantor yang sama.
Kerja sama informasi ini harus berjalan lancar antara kantor satu dengan kantor lain dalam organisasi yang sama, misalnya antara kantor pusat dan kantor-kantor cabang atau kantor-kantor perwakilan, serta antara kantor cabang atau perwakilan dengan kantor-kantor cabang atau perwakilan lain-lainnya dalam lingkup organisasi yang sama.
Dengan berkembangnya pemakaian metode pendekatan sistem dalam pengelolaan berbagai kegiatan yang dimulai pada era 1960-an, maka pekerjaan pengelolaan informasi di perkantoran dan di berbagai organisasi pun berkembang ke dalam metode pendekatan sistem. Maka timbullah istilah sistem informasi yang selanjutnya menimbulkan mata kuliah yang sisebut Sisten Informasi Manajemen.
Ada bebeapa definisi sistem, tetapi definisi dari kamus Webster’s Unabridged lebih mendekati dengan keperluan.definisi tersebut adalah sebagai berikut: Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.contohnya adalah sistem tata surya,sistem irigrasi, dan sistem informasi.
Untuk tujuan pemakaian sistem dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM), modul sistem pada gambar berikut adalah contoh yang jelas mengenai hubungan dari elemen-elemen yang secara bersama-sama membentuk satu kesatuan yang disebut sistem.
Modul sistem terdiri dari empat elemn subsistem, yaitu:
1. masukkan
2. Pengolahan
3. Keluaran
4. Umpan Balik/kontrol.
C. HUBUNGAN ANTARASUBSISTEM
Tiap organisasi membagi pekerjaannya ke dalam bentuk fungsi-fungsi organisasi. Misalnya fungsi-fungsi pemasaran, produksi, keuangan, personalia, perbekalan, riset, pengolahan data elekrtonik (electronic data processing), dan peencanaan. Setiap fungsi (unit) tersebut memerlukan data dan informasi dari unit lain atau dari luar organisasi untuk membantu menyelesaikan pekerjaannya. Di samping dari pekerjaannya setiap unit juga dapat akan menghasilkan data dan informasi baik untuk disimpan sendiri maupun untuk didistribusikan ke unit-unit lain dalam organisasinya atau organisasi lain.
Karena data dan informasi diperlukan dan dihasilkan oleh tiap unit kerja, maka unit yang bekerja dengan data dan informasi sendiri (gambar). Unit-unit lain dalam organisasi tersebut juga memiliki sistem informasi masing-masing. Organisasi dapat dilihat sebagai satu sistem informasi, dengan demikian unit-unit kerja dalam organisasi bersangkutan akan menjadi subsistem-subsistem informasi, dan di dalam subsistem informasi akan terdapat subsubsistem informasi, demikian seterusnya sampai pada pekerjaan informasi dalam unit kerja yang terkecil.
Pengaturan arus informasi dan kegiatan informasi antarunit kerja dalam satu organisasi sebagaimana disebutkan di atas merupakan salah satu fungsi dari Sistem Informasi Manajemen yang dipegang oleh para pimpinan puncak (top management) dari masing-masing unit kerja. Prosedur pekerjaan tersebut dilaksanakan dengan tata cara kerja tertentu. Tata cara tersebut disebut metode. Dengan metode kerja yang baik, tepat, dan benar maka tujuan akan dapat dicapai secara efisien dan efektif.
D. PEKERJAAN INFORMASI SUBSISTEM
Penggunaan pendekatan sistem dalam pekerjaan informasi atau pekerjaan lainnya adalah untuk memudahkan penelaah terhadap objek bersangkutan agar dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Apalagi bila dikaitkan dengan analisis dan desain sehubungan dengan bentuk-bentuk pengolahan yang akan dipergunakan.
Dalam pendekatan sistem, satu subsistem akan berhubungan dengan subsistem-subsistem lain dalam satu organisasi, dan dengan sistem-sistem dari organisasi-organisasi lain (misalnya adanya transfer uang, komunikasi surat dan lain-lain).
1. Subsistem Fungsional
Ada banyak cara untuk membagi sistem informasi secara konseptual menjadi subsistem-subsistem. Misalnya, suatu sistem organisasi dapat dibagi menjadi subsistem berdasarkan arus sumber, seperti karyawan, uang dan material. Manajemen Sistem Informasi mengelompokkannya berdasarkan subsistem-subsistem fungsional. Itu berarti bahwa kegiatan-kegiatan organisasi (misalnya produksi atau manifaktur, pemasaran, keuangan, dan personalia) adalah dikelompokan bersama ke dalam bentuk departemen atau bagian membentuk suatu subsistem.
2. Informasi Subsitem
Terlihat bahwa di kantor terjadi pekerjaan informasi. Sedangkan di gudang, tranportasi dan beberapa unsur kegiatan lainnya, terjadi pekerjaan fisik bergabung dengan pekerjaan informasi karena itu berkembanglah pekerjaan sistem informasi pada setiap unit kerja atau beberapa unsur kantor atau organisasi.maka disadari bahwa pekerjaan informasi itu adalah pekerjaan yang saling berhubungan dan berketergantungan baik dalam sistemnya sendiri maupun dengan sistem-sistem lain. Apa yang terjadi pada satu unit atau unsur pasti akan mempengaruhi unit lain. Bahkan dalam skala yang lebih besar, apa yang terjadi pada satu organisasi dapat mempengaruhi organisasi lain. Itulah konsep dasar dari timbulnya teori pendekatan sistem.
E. ORGANISASI SEBAGAI SISTEM
Konsep organisasi sebagai satu sistem adalah berupa integrasi dari berbagai subsistem yang ada pada satu organisasi, agar lalu lintas informasi dan penyediaan informasi informasi dapt berjalan lancar bagi kepentingan organisasi secara keseluruan.
Dengan sistem total maka diharapkan bahwa setiap kebutuhan manajemen akan sesuatu informasi dapat diperoleh setiap waktu. Dan yang paling penting adalah bahwa kegiatan arus informasi rumit pada masing-masing unit dan organisasi secara keseluruhan.
Dengan semakin berkembangnya kerperluan dan hasil informasi pada setiap unit kerja dalam organisasi, maka setiap unit kerja dalam organisasi merupakan suatu sistem informasi. Karena itu pada organisasi modern tidak perlu diadakan suatu unit Pusat Pelayanan Informasi yang lengkap. Yang perlu diadakan adalah unit Pusat Pelayanan Informasi dan Pusat Pengolahan Data. Untuk mengelola kebijakan (policy) keseluruhan sistem informasi organisasi yang terintegrasi, diperlukan rapat koordinasi manjemen puncak. Kebijakan manajenen puncak tersebut pelaksaannya (implementation) dikerjakan oleh masing-masing unit sesuai dengan fungsi kegiatan unit masing-masing bersama-sama dengan subsubunitnya.
Perkembangan yang pesat pemakaian komputer dalam organisasi (perkantoran) sangat membantu segi pengolahan data terpadu ( Pengolahan Data Elektronik/EDP) adalah alat pengolah bantu bagi unit-unit informasi yang memerlukan pengolahan data yang banyak, rumit, dan bentuk hasil informasi yang beragam. Pelayanan terpadu adalah pelayan informasi untuk keperluan masyarakat umum. Dikatakan terpadu (integrated) adalah karena pelayanan tersebut merupakan paduan kerja sama semua unit kerja dalam organisasi yang kegiatannya berkaitan dengan pelayanan umum.
Pekerjaan sistem informasi itu sendiri bukan merupakan satu unit kerja sendiri, seperti personalia, keuangan, dan lain-lain. Pekerjaan informasi sudah implisit berada bersama-sama sebagai bagian dari setiap kegiatan atau subsistem-subsistem dalam suatu organisasi. Karena itu pekerja informasi dilakukan dengan pendekatan sistem, yaitu pekerja informasi tersebut berada pada semua unit kerja dan saling berhubungan satu sama lainnya secara sistem, karena setiap fungsi dalam organisasi adalah juga sebagai subsistem informasi maka dapat dikatakan bahwa unit personalia, mengelola subsistem informasi mengenai kepersonaliaan, unit keuangan mengelola subsistem informadi mengenai keuangan, unit perbekalan mengelola subsistem informasi mengenai perbekalan, dan sebagainya. Secara keseluruhan sistem informasi dikelola oleh pimpinan organisasi, karena pimpinan organisasi merupakan pimpinan seluruh kegiatan organisasi yang terpecah-pecah dalam bentuk kegiatan unit-unit.
Karena pekerjaan informasi ada di mana-mana, maka tidak perlu ada unit sistem informasi tertentu sebagai pusat kegiatan informasi. Yang sering ada di perkantoran adalah suatu unit pengolahan data elektronik (electronic data processing/EDP), yang berfungsi membantu mengolah data dari berbagai unit dalam organisasi, karena kapasitas peralatan pengolahan (komputer) yang terdapat pada unit masing-masing tidak mampu mengolah data yang ada. Dan EDP bukanlah berfungsi sebagai pusat informasi, fungsinya adalah membantu mengolah data unit-unit kerja atau menyediakan informasi yang diperlukan organisasi secara keseluruhan. Karena itu EDP disebut sebagai pusat pengolahan data.
Setelah teknologi alat pengolah data berkembang maju, mulai dari mesin manual, mesin elektrik, sampai ke komputer, maka semua bidang pekerjaan yang ada dalam organisasi berkembang ke arah pengukuran-pengukuran dengan perhitungan-perhitungan teliti dan rumit yang dapat dikerjakan dengan bantuan alat pengolah data yang canggih. Harga peralatan pengolah data itu pun makin lama makin terjangkau oleh kemampuan organisasi, sehingga setiap unit kerja sudah dapat memiliki alat pengolah sendiri. Pengolahan data yang rumit dan memerlukan kapasitas alat pengolah (komputer) yang besar yang tidak dapat dikerjakan oleh sesuatu unit kerja, dapat diserahkan pengerjaannya pada unit pengolah data sentral yang umumnya disebut EDP.
Metodologi Sistem
1.1 Pengembangan sistemKegiatan pengembangan sistem dapat diartikan sebagai kegiatan membangun sistem baru untuk menggantikan atau memperbaiki atau meningkatkan fungsi sistem yang lama / ada. Dasar pertimbangan :
1. Banyak timbul permasalahan.
a. Sistem lama tidak sesuai lagi dengan kebutuhan :
* Tidak efisien dalam operasinya.
* Kesalahan proses/hasil.
* Manfaat yang diperoleh berkurang.
b. Perkembangan organisasi. Berhubungan dengan kebutuhan informasi yang lebih baik dan luas, jumlah data yang dioleh meningkat, dan perubahan prosedur.
2. Untuk meningkatkan kesempatan usaha. Kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana dalam meningkatkan peluang pasar, pelayanan, keuntungan dan proses pengambilan keputusan.
3. Adanya instruksi perubahan. Berasal dari dalam (pimpinan) atau luar organisasi (peraturan pemerintah) Indikator-indikator sistem yang mengalami masalah :
a. Keluhan pelangan terhadap pelayanan.
b. Pelaporan yang salah / terlambat / sulit.
c. Pembayaran yang terlambat.
d. Biaya operasi yang tinggi.
e. Investasi yang tidak efisien.
f. Peramalan penjualan dan produksi yang salah.
g. Waktu kerja yang berlebihan.
h. Kesalahan manual yang tinggi.
Pengolah file-file yang tidak teratur, dan lain-lain. Pengembangan sistem harus memberikan peningkatan dalam aspek :
1. Performance (hasil kerja)
2. Information (kualitas)
3. Economy (keuntungan, penurunan biaya)
4. Control (pengendalian kesalahan)
5. Efficiency (efisiensi operasi/sumber daya)
6. Services (pelayanan)
Prinsip pengembangan sistem
1. Mendukung kebutuhan informasi manajemen.
2. Memerlukan investasi modal yang besar.
3. Membutuhkan staff yang terlatih/terdidik.
4. Membutuhkan perencanaan, koordinasi dan tahapan kerja.
Sasaran kriteria penilaian supaya sistem efektif dan efisien :
1. Relevance (sesuai kebutuhan).
2. Capacity (kapasitas sistem).
3. Efficiency (efisiensi sistem).
4.Timeliness (ketepatan waktu untuk menghasilkan informasi).
5. Accessibility(kemudahan akses).
6. Flexibility (keluwesan sistem).
7. Accuracy (ketepatan nilai dari informasi).
8. Reliability (keandalan sistem).
9. Security (keamanan sistem).
10.Economy (nilai ekonomis sistem).
11.Simplicity (kemudahan sistem digunakan).
12.Siklus hidup pengembangan sistem (system life cycle).
Menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan :
1. Problem definition.
2. Feasibility study. Bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan.
3. Analysis. Bertujuan untuk memahami sistem yang ada, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya.
4. System design. Bertujuan mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan.
5. Detailed design. Membuat sistem baru (hardware dan software).
6. Implementation. Bertujuan untuk mengimplementasikan sistem yang baru.
7. Maintenance. Bertujuan agar sistem dapat berjalan secara optimal.
1.2.Penerapan tahapan pengembangan sistem
Beberapa cara dapat ditempuh dalam penerapan tahapan pengembangan sistem informasi, yaitu secara berurut (watelfall), iterasi dan spiral. Waterfall, setiap tahapan harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh sebelum meneruskan ke tahapan berikutnya, dengan tujuan menghindari terjadinya pengulangan tahapan tersebut. Proses ini lebih cocok untuk diterapkan dalam pengembangan "Mass Product". Iterasi/spiral, tahapan-tahapan tersebut dilaksanakan dengan memakai teknik iteration/pengulangan di mana suatu proses dilaksanakan secara berulang-ulang sampai mendapatkan hasil yang diinginkan. Umumnya proses ini diaplikasikan untuk pembuatan "Tailor Made Product".
1.3.Pendekatan pengembangan sistem
Pengembangan sistem adalah metode / prosedur / konsep / aturan yang digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi atau pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama pengembangan sistem (algorithm). Metode adalah suatu cara, teknik sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Terdapat beberapa pendekatan, yaitu :
a. Klasik lawan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan)
b. Sepotong lawan sistem (dipandang dari sasaran yang akan dicapai)
c. Bawah-naik lawan atas-turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan sistem)
d. Sistem menyeluruh lawan moduler (dipandang dari cara mengembangkannya)
e. Lompatan jauh lawan berkembang (dipandang dari teknologi yang akan digunakan)
A. Klasik (classical/traditional/conventional approach) Klasik adalah pendekatan yang mengikuti tahapan-tahapan System Life Cycle tanpa menggunakan alat / teknik.
yang memadai dan tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang bagaimana melakukan tahapan-tahapan tersebut secara rinci.
Permasalahan yang timbul (kelemahan) :
1. Pengembangan perangkat lunak sulit dan tidak terarah
2. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem mahal (dokumen tidak
3. lengkap dan tidak terstruktur)
4. Kesalahan sistem besar (tanpa pengetesan sistem)
5. Keberhasilan sistem kurang terjamin (tidak melibatkan pemakai)
6. Kesulitan implementasi sistem (pemakai kurang terlibat)
7. Mengasumsikan analis sistem mengerti semua kebutuhan pemakai.
B. Terstruktur (structure approach)Klasik adalah pendekatan yang mengikuti tahapan-tahapan System Life Cycledengan menggunakan alat / teknik yang memadai (1970).Alat tersebut meliputi :
diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data dictionary), tabel keputusan (decision table), diagam HIPO (HIPO diagram), dan bagan terstruktur (structured chart).
Permasalahan yang kompleks dipecah menjadi modul-modul terstruktur dan terarah, fleksibel, dokumentasi yang baik, tepat waktu, sesuai rencana dan biaya, produktifitas, kualitas sistem baik, dan melibatkan pemakai sistem.
B. Terstruktur (structure approach)Klasik adalah pendekatan yang mengikuti tahapan-tahapan System Life Cycledengan menggunakan alat / teknik yang memadai (1970).Alat tersebut meliputi :
diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data dictionary), tabel keputusan (decision table), diagam HIPO (HIPO diagram), dan bagan terstruktur (structured chart).
Permasalahan yang kompleks dipecah menjadi modul-modul terstruktur dan terarah, fleksibel, dokumentasi yang baik, tepat waktu, sesuai rencana dan biaya, produktifitas, kualitas sistem baik, dan melibatkan pemakai sistem.
C. Sepotong (piecemeal approach)Pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan/aplikasi tertentu tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan sasaran organisasi secara global (memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja).
D. Sistem (systems approach)Memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan/aplikasinya dan menekankan sasaran organisasi secara global.
E. Bawah-naik (bottom-up approach) Pendekatan dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan menangani transaksi (tingkat operasional) dan naik ke tingkat atas (perencanaan strategis) dengan merumuskan kebutuhan berdasarkan transaksi tersebut (ciri pendekatan klasik, dimana data akan akan diolah terlebih dahulu kemudian informasi yang dihasilkan mengikuti datanya.
F. Atas-turun (top-down approach) Pendekatan dimulai dari tingkat atas (perencanaan strategis) kemudian ke penanganan transaksi (tingkat operasional), yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol (ciri terstruktur, dimana menekankan informasi yang dibutuhkan kemudian data yang dibutuhkan).
G. Sistem menyeluruh (total-system approach)Pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh, sehingga menjadi sulit untuk dikembangkan (ciri klasik).
H. Moduler (modular approach)Pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang sederhana, sehingga sistem lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu, mudah dipelihara (ciri terstruktur)
I. Lompatan jauh (great loop approach)Pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih, sehingga mengandung resiko tinggi, terlalu mahal, sulit dikembangkan karena terlalu komplek.
J. Berkembang (evolutionary approach)Pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk periode berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi yang ada.
Keuntungan pendekatan terstruktur :
1. Mengurangi kerumitan masalah (reduction of complexity).
2. Konsep mengarah pada sistem yang ideal (focus on ideal).
3. Standarisasi (standardization).4. Orientasi ke masa datang (future orientation).
5. Mengurangi ketergantungan pada designer (less reliance on artistry).
1.4 Alat dan teknik pengembangan sistem. Terbagi atas :
a. Graphical tools. HIPO, Data Flow Diagram, Structure Chart, SADT, Warnier/Orr, Jakson's Diagram.
b. Diagram Chart. ~ Activity Chart :
~ Systems Flowchart.
~ Program Flowchart (Program Logic Flowchart, Detailed Computer Program Flowchart).
~ Paperwork Flowchart / Form Flowchart.
~ Database Relationship Flowchart.
~ Process Flowchart.
~ Gantt Chart.
~ Layout Charting.
~ Personal Relationship Charting.
~ Working Distribution Chart.
~ Organization Chart.
c. Technique Public
~ Teknik Manajemen Proyek (Penjadualan Proyek).
~ CPM (Critical Path Method).
~ PERT (Program Evalution and Review Technique).
~ Fact Finding Technique (Mengumpulkan data dan menemukan fakta).
~ Interview, Observation, Questionaires, Sampling.
~ Cost Effectiveness Analysis / Cost Benefit Analysis.
~ Inspection and Walkthrough.
~ Meeting.
1.5 Pengertian, tujuan dan sasaran dalam tahap perancangan sistemDesain/perancangan sistem dapat diartikan :
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional.
3. Persiapan untuk rancanga bangun implementasi.
4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk ; berupa penggambaran perencanaan, pembuatan sketsa, pengaturan dari bebarapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
5. Konfigurasi komponen sofware dan hardware sistem.
Tujuan tahap perancangan sistem :
Tujuan tahap perancangan sistem :
1. Memenuhi kebutuhan pemakai sistem.
2. Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer dalam dan ahli-ahli teknik yang terlibat.
Sasaran yang harus dicapai :
1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan digunakan, data harus mudah ditangkap, metode harus mudah diterapkan, informasi mudah dihasilkan, mudaj dipahamai.
2. Desain sistem harus mendukung tujuan utama perusahaan.
3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk mendukung pengolahan transaksi, pelaporana manajemen dan keputusan.
4. Desain sistem harus memberikan komponen sistem informasi secara rinci, meliputi data, informasi, media penyimpanan, prosedur yang digunakan, sumber daya manusia yang dibutuhkan, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendaliannya
Beberapa design forces (tekanan desain) yang harus diperhatikan :
1. Integrasi sistem
2. Jalur pemakai / sistem (user interface : query, desain layar, umpan balik, batuan, pengendalian kesalahan, desain workstation).
3. Tekanan dan persaingan
4. Kualitas dan kegunaan informasi (tepat waktu, tepat guna, relecan).
5.Kebutuhan sistem (keandalan, ketersediaan, keluwesan, skedul instalasi, berguna sesuai pertumbuhan organisasi, kemudahan dipelihara).
6.Kebutuhan pengolahan data (volume, hambatan waktu pengolahan, permintaan perhitungan).
7. Faktor-faktor organisasi (sifat organisasi, tipe, ukuran, struktur organisasi, gaya manajemen).
8. Kebutuhan-kebutuhan biaya efektivitas
9. Faktor-faktor manusia
10.Kebutuhan dan kelayakan (kelayakan teknik, kelayakan ekonomi, hukum, operasi, dan kelayakan skedul).
